La Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels a été adoptée par l’Assemblée nationale par souci de transparence. La Ville souscrit entièrement à cet objectif.
Cette loi confère aux citoyennes et aux citoyens le droit d’accès aux documents et aux renseignements personnels que les municipalités ont en leur possession à des fins administratives.
Le principe de base est que le public a accès à tous les documents détenus par la Ville, quelle que soit la forme des documents. Par contre, si l’information ne se retrouve pas sur un support quelconque, elle n’est pas accessible. Par exemple : vous ne pouvez pas exiger que l’on vous répète les paroles prononcées lors d’une réunion du conseil. Par contre, vous pouvez demander l’accès au procès-verbal de cette réunion.
Certains types de documents peuvent vous être refusés, par exemple : une opinion juridique, une recommandation, des notes personnelles inscrites sur un document, une esquisse, un brouillon, des documents protégés par le secret professionnel, des renseignements personnels confidentiels, etc.
Fait à noter, les renseignements auxquels l’organisme a le droit de vous refuser l’accès peuvent être des « extraits » du document demandé, le reste de son contenu demeurant accessible. En général, les passages qu’il faut soustraire à vos yeux seront alors noircis de façon à être illisibles.
Quant aux renseignements personnels, toute personne a le droit d’être informée qu’un organisme public ou une entreprise détient des renseignements personnels la concernant. Elle doit déposer une demande pour y avoir accès.
Une demande d’accès doit être produite par la poste à l’attention de Mme Danielle Caron, greffière, responsable de l’application de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels pour la Ville, au 412, 9e Rue, La Pocatière (Québec), G0R 1Z0, par télécopieur au 418 856-5465, ou par courriel à bastien.gaudet@lapocatiere.ca. Pour vous faciliter la tâche, un formulaire de demande d’accès à un document est mis à votre disposition.
Il n’est pas obligatoire que la demande soit faite par écrit, mais il est préférable de procéder ainsi. En effet, dans l’éventualité où la Ville refuserait l’accès à une demande verbale, le demandeur n’aurait pas le droit de contester la décision auprès de la Commission d’accès à l’information.
L’accès aux documents est gratuit, mais si vous désirez obtenir une copie des documents, l’organisme a le droit de vous charger des frais pour la reproduction, la transmission ou la transcription. Il doit, au préalable, vous en indiquer le coût approximatif, document par document.
Si vous croyez que le refus de la Ville de vous transmettre un document ou un renseignement personnel n’est pas justifié, demandez la révision de la décision à la Commission d’accès à l’information.
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